Ihre Kunden werden unsere Mobile Dokumentation lieben
Smartphones und Tablets haben sich mit grosser Geschwindigkeit verbreitet. Bereits 69 Prozent der Schweizer und damit umgerechnet rund 4,3 Millionen Personen haben ein Smartphone und sie nutzen es täglich. Das Veröffentlichen von digitalen Inhalten über verschiedene Kanäle gewinnt im Zuge der Digitalisierung erheblich an Bedeutung. Damit stellt sich auch die Frage, ob und wie die Technische Kommunikation diese neuen Möglichkeiten für sich nutzen soll.
Cross Media Publishing
Es werden wohl noch einige Jahrzehnte vergehen bis die ausgedruckte Betriebsanleitung vollständig durch eine mobile Version abgelöst wird. Die Erfahrung zeigt, dass auch wenn die Betriebsanleitung nur noch online zur Verfügung gestellt wird, trotzdem noch ein PDF benötigt wird. Die staatliche Prüfstelle verlangt vom Maschinenhersteller immer noch ein PDF, obwohl die Maschinenrichtlinie eine mobile Dokumentation rechtlich als ausreichend bezeichnet. Die Kunst liegt darin, die vorhandenen Inhalte auf verschiedenen Plattformen zu publizieren und dies ohne grossen Mehraufwand. Inhalte wie Text, Illustrationen und Grafiken sollen nur einmal an einem zentralen Ort erfasst werden. Aus dieser einzigen Quelle (Single Source) können dann für verschiedene Plattformen wie Desktop, Mobile oder Print, Manuals ausgegeben werden. So spart man viel Arbeit und die anfallenden Kosten halten sich in Grenzen. Wichtig ist, die vorhandenen Informationen von Anfang an gut zu strukturieren. Diese müssen in sinnvolle Informationsbausteine aufgesplittet werden, sodass sie modular einsetzbar sind. Dabei ist ein gutes Konzept der Schlüssel zum Erfolg.
Mit speziell dafür geschaffenen XML-basierten Content Management Systemen werden bedingte Formatierungen gesetzt. So ist es möglich Inhalte zu erstellen, die zum Beispiel nur für die Print-Ausgabe vorgesehen sind. Umgekehrt können Online-Inhalte wie Videos oder Animationen für die Printversion ausgeblendet werden.
Wie schaffe ich einen Mehrwert mit einer digitalen Dokumentation?
Geräte wie Smartphones und Tablets bringen echte Vorteile mit sich. Sie sind klein, handlich und können überall mitgenommen werden. Die meisten Menschen haben ihr eigenes Smartphone jederzeit griffbereit. Eine grosse Dokumentation kann schnell mehrere hundert Seiten beinhalten. Wer möchte diesen Berg an Papier schon gerne mit sich herumtragen?
Praxisbeispiel Leica
Der Einsatz im Feld wird durch eine mobile Dokumentation enorm vereinfacht. Tablets und Smartphones haben neue Funktionen, die sich in der Technischen Dokumentation sinnvoll einsetzen lassen. So kann zum Beispiel die Kamera des Gerätes genutzt werden um einen QR- oder Barcode einzulesen. Der Benutzer gelangt so einfach und schnell zur relevanten technischen Dokumentation. Im Gegensatz zu einer Print-Dokumentation ist eine mobile-Dokumentation auf einfache Weise durchsuchbar. Die gesuchten Inhalte werden so schnell gefunden. Dies erspart dem Benutzer die Suche in einem unübersichtlichen Inhaltsverzeichnis. Die Darstellung der Dokumentation wird für verschiedene Geräte optimiert. So passen sich Bilder, Texte sowie die Navigation der jeweiligen Bildschirmgrösse an. Die Grösse des Bildschirms wird dabei optimal ausgenutzt. Eine technische Dokumentation, die online zur Verfügung gestellt wird, kann sehr einfach aktualisiert werden. Dies ist im Gegensatz zu einer gedruckten Version ein enormer Kostenvorteil.
Wie lösen wir die Schwierigkeiten?
Dadurch, dass man medienübergreifend Inhalte publizieren möchte, müssen die Inhalte oft neu aufbereitet werden, damit diese auf allen Plattformen publiziert werden können. Aufwändige technische Illustrationen werden sinnvoll für die mobilen Geräte in kleinere Einzelheiten aufgesplittet. So können auch technisch komplexe Vorgänge mit einem Smartphone vermittelt werden.
Fazit
Die Mobile Dokumentation ist aus der Technischen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Die Zielgruppe erwartet, dass sie Dokumente Online oder via App aufrufen kann. Das Verlangen nach einer Mobilen Dokumentation wird sich in den nächsten Jahren sogar noch vergrössern. Mit den neuen, extra dafür geschaffenen Softwaretools, ist es nun auch möglich mobile Dokumentationen preiswert zu erstellen. Gerne bieten wir Ihnen ein Komplettangebot und stehen für eine unverbindliche Beratung zur Verfügung.
“Die häufigsten Fehler passieren in der Aufbereitung der Daten.”
Kontakt & Information:
Günther Klammer
Geschäftsführer
+41 71 727 98 87
g.klammer@dogrel.com
Themen Infotrend Juni 2016