Intelligente Informationen, Metadaten und der iiRDS

Der Fokus der Technischen Dokumentation verschiebt sich immer mehr vom Erstellen von Inhalten zum Verteilen der Inhalte. Ziel ist es, dass ein Anwender gezielt mit benötigten Informationshäppchen versorgt wird. Nur möglich mit Metadaten und Intelligenten Informationen. Doch was bedeutet das genau und was hat der neue intelligent information Request and Delivery Standard (iiRDS) damit zu tun? (Text: Ramun Mathis)

In der modernen Welt der Technischen Dokumentation schreibt ein technischer Redaktor einzelne Gesamtdokumente (z.B. eine Betriebsanleitung im PDF-Format) oft nicht aus einem Guss. Vielmehr werden Inhalte als kleine Informationseinheiten verfasst. Eine solche Informationseinheit, auch “Topic” genannt, kann zum Beispiel ein einzelner Handlungsablauf zum Beheben einer Funktionsstörung sein. So werden schlussendlich Dokumente aus einer Vielzahl dieser Topics wie ein Puzzle zusammengestellt.
Ziel und Vorteil dieser topicorientierten Vorgehensweise ist unter anderem, dass Inhalte wiederverwendet werden können. So kann unser Handlungsablauf zum Beispiel einerseits für eine Printdokumentation und andererseits für eine Onlinehilfe verwendet werden.

Intelligente Informationen und Metadaten
Eine weitere Konsequenz ist, dass Inhalte auch dynamisch zur Verfügung gestellt werden können. Das heisst, ein einzelnes Topic soll gezielt in einer bestimmten Situation einer bestimmten Person bereitgestellt werden. So könnte zum Beispiel ein Servicetechniker (Person) bei der Funktionsstörung einer Maschine (Situation) einen Fehlercode auf einem mobilen Gerät eingeben, auf welchem dann der Handlungsablauf zum Beheben der Funktionsstörung (Topic) angezeigt wird. Der Servicetechniker muss so nicht erst die Wartungsanleitung durchblättern, bis er die richtigen Informationen findet.

 

 

Damit eine solche automatisierte Bereitstellung von Inhalten funktioniert, müssen Intelligente Informationen verwendet werden. Die Intelligente Information ist in diesem Fall das Topic, welches automatisch der richtigen Situation und der richtigen Person zugeordnet werden kann. Damit diese Zuteilung funktioniert, muss eine Information zwingend mit Metadaten versehen werden.
Metadaten sind Informationen über Informationen. Mit solchen Informationen können Inhalte einfach gefunden und zugeordnet werden. So muss im oben genannten Fall das Topic mindestens ein Metadatum für die Zuordnung zur Situation und ein Metadatum für die Zuordnung zur Person haben. Wie diese Metadaten genau aussehen und wie sie benutzt werden, ist je nach Anwendung und Anwender stark unterschiedlich.

Eintritt iiRDS

Der iiRDS (intelligent information Request and Delivery Standard) wurde ab 2016 von der tekom Working Group Information 4.0 entwickelt. Im April 2018 wurde die Version 1.0 veröffentlicht.

Ziel des Standards ist die Standardisierung von Metadaten und der Auslieferung Intelligenter Informationen in der Technischen Dokumentation. So können Benutzer des iiRDS garantieren, dass ihre mit Metadaten angereicherten Inhalte (Intelligente Informationen) von Drittpersonen oder Systemen verstanden und verwendet werden können. In der Praxis funktioniert das so, dass erstellten Inhalten immer eine standardisierte Metadaten-Liste (metadata.rdf) beigelegt und alles zusammen in einem sogenannten iiRDS-Container weitergegeben wird.

Die Metadaten sind in der Metadaten-Liste laut iiRDS standardisiert. Passend zu unserem Beispiel kann so ein Topic mit einer Situation (>has-event-code<) und der Qualifikation einer Person (>relates-to-qualification<) in Verbindung gebracht werden. So können wir garantieren, dass unsere Metadaten künftig immer verstanden werden, und entspannt der Zukunft entgegentreten.

Seit der Veröffentlichung der Version 1.0 arbeitet das iiRDS Consortium an der Instandhaltung und Weiterentwicklung des Standards. Die DOGREL AG folgt gespannt den zukünftigen Entwicklungen.

Wir freuen uns, wenn wir Sie bei allfälligen Fragen unterstützen können.