Sie verändert quer durch alle Branchen Produktionsprozesse und Arbeitsabläufe. Themen wie Industrie 4.0, die Vernetzung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, Digital Twins und der Einsatz von KI beschäftigen unsere Kunden zunehmend. So ist es nur konsequent, auch die Automatisierung Technischer Dokumentation in Angriff zu nehmen.
Für Hersteller von Serienprodukten mit einer grossen Variantenvielfalt und zahlreichen Optionen kann das Zusammenstellen von exakt produktspezifischen Anleitungen ein grosser Aufwand sein: Auch wenn alle notwendigen Informationen vorhanden sind, müssen diese für jede Produktkonfiguration von Hand zu einem individuellen Dokument zusammengefügt werden. Wäre es nicht schön, wenn sich das Zusammenstellen von Anleitungen automatisieren liesse?
An diesem Punkt kommt ein modernes und leistungsstarkes Redaktionssystem ins Spiel, in dem alle Informationen zusammenlaufen. Durch den Einsatz von Metadaten und Taxonomien werden alle vorhandenen Bausteine in der Datenbank mit Informationen zu Produkt-Zugehörigkeiten und Abhängigkeiten ausgezeichnet. Schnittstellen zu ERP-, DMS- oder anderen kundeneigenen Systemen ermöglichen den automatischen Datenfluss zwischen den verschiedenen Plattformen. So wird es z. B. möglich, durch eine Schnittstelle zwischen einem vorhandenen Produkt-Konfigurator und dem Redaktionssystem gerätespezifische Anleitungen zu publizieren – vollautomatisch, sobald ein Verkaufsmitarbeiter eine neue Kommission erstellt. Dazu wird die individuelle Produktzu-sammenstellung aus dem Konfigurator direkt in das Redaktionssystem importiert. Auf Basis von Information Mapping wird automatisch ein Filter erstellt. Mit diesem Filter wird aus der Fülle von Bausteinen in der Datenbank schliesslich ein Dokument publiziert, das exakt der benötigten Produktkonfiguration entspricht.
Automatisierungsprojekte sind komplex und hochindividuell. Aus diesem Grund legt DOGREL grossen Wert auf eine gründliche Vorbereitung und Planung. Zu Beginn eines Projekts steht stets eine Standortbestimmung, bei der es darum geht, den Kunden und seine langfristige Strategie zu verstehen, aber auch den Ist-Zustand der Technischen Dokumentation und den Prozessreifegrad zu bestimmen. Als Nächstes wird das exakte Automatisierungsziel, aber auch die Nicht-Ziele definiert. Um einen Prozess zu automatisieren, müssen sämtliche Prozessschritte bekannt sein. Daher werden als Nächstes gemeinsam mit dem Kunden alle Prozederen und Schnittstellen erfasst, die bisher für den manuellen Ablauf nötig waren. An dieser Stelle ist es auch wichtig, gemeinsam mögliche Prozessoptimierungen zu diskutieren. Sobald diese Basis geschaffen ist, geht es daran, das Redaktionssystem anzupassen: Dazu werden die benötigten Automatisierungsmodule installiert, Schnittstellen eingerichtet, produktspezifische Taxonomien und Variantenfilter angelegt, sowie Vorlagen und überwachte Verzeichnisse eingerichtet. Im letzten Schritt folgt die eigentliche Automatisierung. Dazu wird der entwickelte Workflow umgesetzt und getestet, sodass er reibungslos und automatisch abläuft.
Klug eingesetzt birgt Automatisierung in der Technischen Dokumentation das Potenzial, Kosten zu senken, Qualität zu steigern, klare Zuständigkeiten zu schaffen und dabei die Transparenz von Prozessen zu erhöhen – und diese Prozesse durch die genaue Betrachtung gegebenenfalls sogar noch zu optimieren. Gleichzeitig wird das Personal von immer wiederkehrenden Tätigkeiten entlastet.
Sabine Fröwis
Technische Dokumentation