Digitalisierung
Die neue EU-Maschinenverordnung macht es erstmals möglich, Betriebsanleitungen und Sicherheitsinformationen vollständig digital bereitzustellen. Was bislang in dicken Handbüchern ausgeliefert wurde, kann künftig strukturiert, rechtssicher und jederzeit abrufbar im Netz liegen. Für Hersteller bedeutet das nicht nur weniger Druckkosten, sondern auch eine spürbare Flexibilisierung: Inhalte lassen sich in kürzester Zeit aktualisieren, bei Bedarf erweitern und ohne Umwege an Kunden in aller Welt übermitteln.
Eine zentrale Rolle spielen dabei moderne Service-Portale. Sie sind längst nicht mehr nur digitale Archive für PDFs, sondern leistungsfähige Plattformen, die direkt mit Redaktionssystemen verknüpft sind. Änderungen im Originaldokument stehen dadurch automatisch online bereit – für alle Benutzer, auf jedem Gerät und in allen relevanten Sprachen. Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern sorgt auch dafür, dass Servicetechniker, Betreiber und Endkunden stets mit den neuesten Informationen arbeiten.
Besonders interessant wird es, wenn diese Portale mit Online-Ersatzteilkatalogen kombiniert werden. So lassen sich von einer Ersatzteilzeichnung aus direkt die passenden Maschineninformationen aufrufen – oder umgekehrt. Wer ein Ersatzteil bestellt, erhält gleichzeitig die passende Einbauanleitung, was Fehlbestellungen minimiert und Reparaturen beschleunigt. In der Praxis kann dies bedeuten, dass ein Techniker vor Ort mit wenigen Klicks vom Katalog zur bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitung gelangt – ganz ohne langes Suchen.
Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz
Während sich die digitale Bereitstellung vor allem mit der Form der Dokumentation befasst, verändert Künstliche Intelligenz zunehmend auch den gesamten Entstehungsprozess. Schon heute helfen KI-gestützte Systeme dabei, Texte zu optimieren – sie prüfen Satzstellungen, verbessern die Verständlichkeit und halten Fachbegriffe konsistent. Das senkt nicht nur den Korrekturaufwand, sondern sorgt auch dafür, dass komplexe Inhalte für den Leser leichter zugänglich werden.
In der Übersetzung beschleunigen KI-Vorübersetzungen, kombiniert mit Post-Editing durch erfahrene Fachübersetzer, die Bereitstellung mehrsprachiger Dokumente erheblich. Dadurch können Produkte schneller auf internationalen Märkten eingeführt werden, ohne Abstriche bei sprachlicher Qualität und fachlicher Präzision.
KI unterstützt auch bei der Integration von Lieferantendokumentation: Komponenten können automatisch erkannt, klassifiziert und in die eigene Struktur übernommen werden. Ebenso lassen sich aus vorhandenen Texten und Tabellen Wartungspläne generieren, indem relevante Informationen extrahiert und in klarer Form zusammengeführt werden.
Ein weiteres Einsatzgebiet sind Chatbots und LLM-basierte Systeme. Sie ermöglichen es, einer Betriebsanleitung direkte Fragen zu stellen – etwa: „Der Temperatursensor in der Heizkammer ist defekt. Wie baue ich ihn aus?“ – und daraufhin sofort eine präzise Anleitung zu erhalten. Dies eröffnet neue Möglichkeiten für Service-Hotlines, Schulungen und Self-Service-Portale.
Nicht zuletzt kann KI die Vergabe von Metadaten automatisieren. Inhalte werden so vorbereitet, dass sie für jede Maschinenvariante individuell zusammengestellt und gezielt in Content-Delivery-Portalen ausgespielt werden können. Das spart Zeit und erhöht die Relevanz der gelieferten Informationen.
Die kommenden Jahre werden von drei Entwicklungen geprägt: Die Digitalisierung eröffnet neue Wege der Bereitstellung, Künstliche Intelligenz beschleunigt und verbessert die Erstellung, und die konsequente Ausrichtung auf den Menschen stellt sicher, dass all dies in der Praxis funktioniert.
Wer diese drei Faktoren geschickt miteinander verbindet, macht die Technische Dokumentation nicht nur moderner, sondern auch relevanter und nützlicher – und schafft damit einen klaren Wettbewerbsvorteil in einem Umfeld, das sich schneller wandelt als je zuvor.
Günther Klammer
CEO