Ein Redaktionssystem ist weit mehr als ein gewöhnliches Textverarbeitungsprogramm mit ein paar zusätzlichen Funktionen. Es handelt sich um eine spezialisierte Softwarelösung, die exakt auf die Bedürfnisse der Technischen Dokumentation zugeschnitten ist. Der entscheidende Unterschied liegt im modularen Aufbau: Inhalte werden nicht mehr als starre, abgeschlossene Dokumente behandelt, sondern in kleinere Informationsbausteine zerlegt. Das können ganze Unterkapitel sein oder kürzere Inhalte wie Sicherheitshinweise oder kleine Textabschnitte. Die Bausteine lassen sich zentral anlegen, pflegen und in beliebig vielen Dokumenten wiederverwenden.
Darüber hinaus unterstützt ein Redaktionssystem den Dokumentationsprozess mit einer Reihe von zusätzlichen Funktionen. Unter anderem hilft das Versions- und Übersetzungsmanagement, den Überblick über den aktuellen Stand der Bausteine zu behalten, automatisierte Workflows reduzieren den Aufwand bei Übersetzungsexporten oder dem Generieren von Dokumenten und das sogenannte Single Source Publishing ermöglicht das einfache Publizieren von Inhalten in verschiedenen Dateiformaten. Autorenunterstützung und Terminologiesuche sorgen zudem für mehr Konsistenz beim Verfassen von Inhalten.
Die Vorteile des Redaktionssystems liegen also auf der Hand. Es gibt Kosten- und Zeitersparnisse beim Erstellen, Übersetzen und Publizieren von Inhalten, welche auch qualitativ besser und konsistenter werden. Es ist auch für mehr Rechtssicherheit gesorgt. Ein Redaktionssystem erleichtert die Einhaltung von Normen und Richtlinien, welche bei der Technischen Dokumentation klar definierte Prozesse und professionelle Arbeitsweisen fordern.
Was muss vor der Einführung beachtet werden?
So überzeugend die Vorteile auch sind, ist die Einführung eines Redaktionssystems kein Selbstläufer. Sie bedeutet einen organisatorischen und technischen Wandel, der sorgfältig geplant und begleitet werden muss. Vor der Einführung ist eine gründliche Vorarbeit also entscheidend. Der Erfolg hängt nicht allein von der Wahl des Redaktionssystems ab, sondern von der Klarheit über Prozesse, Zielgruppen und Medien.
Eine Prozessanalyse hilft zu definieren, wie ein zukünftiger Workflow bei der redaktionellen Arbeit aussehen kann. Woher und in welcher Form kommen die Informationen für die Technische Dokumentation und wie können diese Informationen effizient und fehlerlos ins Redaktionssystem integriert werden?
Auf der anderen Seite dient die Zielgruppenanalyse dazu, festzulegen, in welcher Form die Inhalte an den Endnutzer gelangen sollen. Dies hat Auswirkungen auf den Detaillierungsgrad der Dokumentation und die mögliche Aufteilung der Informationen in verschiedene Dokumentarten. Zudem beeinflussen die Zielgruppen auch die Wahl der Medien für die Dokumentation. Wird sie dem Endnutzer gedruckt zur Verfügung gestellt oder möglicherweise digital als Download im Internet? Dank der neuen Maschinenverordnung hat der Hersteller in dieser Hinsicht in Zukunft mehr Flexibilität.
Konzept
Wenn diese Vorbereitungen sorgfältig durchgeführt wurden, kann ein klares Konzept für die Einführung des Redaktionssystem erarbeitet werden. Dieses Konzept bildet den roten Faden für alle weiteren Schritte und legt fest, wie die Technische Dokumentation künftig organisiert und bereitgestellt wird.
Eine Investition in die Zukunft
Die Einführung eines Redaktionssystems ist mehr als eine Softwareentscheidung. Sie ist eine strategische Investition in die Effizienz, Qualität und Zukunftsfähigkeit Ihrer Technischen Dokumentation. Gleichzeitig erfordert der Schritt eine sorgfältige Planung, klare Ziele und gute Ideen für erfolgsversprechende Prozesse und Ergebnisse. Hier zahlt es sich aus, einen erfahrenen Partner an der Seite zu haben.
DOGREL begleitet Sie von der ersten Analyse bis zur laufenden Betreuung, damit die Einführung nicht zur Hürde, sondern zur Chance für Ihr Unternehmen wird.
Ramun Mathis
Teamleiter Dokumentation