Für die Sicherheit des Produkts ist es von äusserster Wichtigkeit, dass die relevanten Sicherheitsinformationen ihren Weg zum Benutzer finden. Umgekehrt können auch Erkenntnisse aus der Arbeit mit der Betriebsanleitung eine Risikobeurteilung verbessern. Die Technische Redaktion ist in dieser Hinsicht der Link zwischen Entwicklung und sicherer Benutzung des Produkts.
Die Risikobeurteilung steht im Mittelpunkt beim Entwickeln eines sicheren Produkts. Deshalb wirken viele Beteiligte bei der Erstellung mit. So sollten auch technische Redakteur/-innen involviert sein. Häufig ist dies allerdings nicht der Fall. Stattdessen halten sie beim Start ihrer Arbeit ein Dokument in der Hand, bei dessen Entwicklung sie nicht mitgewirkt haben. Sie sehen nur den geschriebenen Text – möglicherweise essenzielles Hintergrundwissen bleibt ihnen verborgen. Umso wichtiger ist es, dass sie wissen, wie sie sich mit der Risikobeurteilung auseinandersetzen und wie die Informationen von der internen Dokumentation (Risikobeurteilung) in die externe Dokumentation (Betriebsanleitung) übertragen werden müssen.
Risikobeurteilung und technische Redakteur/-innen
Die Risikobeurteilung ist vieles für technische Redakteur/-innen. Mit Sicherheit allerdings nicht nur eine simple Auflistung von Warnhinweisen, die per "Copy-paste" fixfertig direkt in die Betriebsanleitung kopiert werden kann. Das Einbinden der Risikobeurteilung fordert mehr. Es erfordert Fingerspitzengefühl und viel Erfahrung. So werden die Inhalte der Risikobeurteilung auf verschiedene Arten in der Betriebsanleitung oder als andere Benutzerinformationen wiedergegeben:
Der nach der SAFE-Methode aufgebaute Warnhinweis ist die wohl markanteste sicherheitsrelevante Information in der Betriebsanleitung. Hier ist es äusserst wichtig, jeden Buchstaben des Akronyms zu beachten. Es muss das richtige Signalwort (S) gewählt, die Art und Quelle der Gefahr (A) und die Folgen bei Nichtbeachtung (F) müssen deutlich beschrieben und das Entkommen aus der Gefährdung (E) muss als unmissverständliche Handlungsanweisung aufgeführt werden. Die Informationen für die Umsetzung eines SAFE-Hinweises sollten aus der Risikobeurteilung ersichtlich sein. Leider ist dies nicht immer der Fall. Oft wird beispielsweise als einziger Anhaltspunkt nur die Art einer Gefährdung aufgeführt. Es ist dann die Aufgabe des Redakteurs, die restlichen Informationen zu ermitteln, hoffentlich mit Hilfe der Produktentwickler. Das Ergebnis dieser Recherche kann dann nicht nur in der Betriebsanleitung verwendet werden, sondern auch als Feedback für die Risikobeurteilung dienen.
Wir unterstützen Sie gerne bei einer sicheren Betriebsanleitung
✓ Ganzheitlicher Blick auf Risikobeurteilung, Zielgruppen, Grenzen, Lebensphasen,...
✓ Einbindung der Sicherheit: SAFE-Methode, Warnungen, ...
✓ Produktsicherheit mittels Warnschildern und Sicherheitseinrichtungen beachten
Ramun Mathis
Teamleitung Dokumentation
Abb.: Warnhinweis nach der SAFE-Methode – das Layout ist nicht strikt vorgeschrieben; es sollte so gewählt werden, dass der Lesefluss nicht zu stark unterbrochen wird
Abb.: Warnschild – Aufbau nach ANSI-Vorgaben führt zu wirkungsvoller Warnung
Abb.: Warnhinweis nach der SAFE-Methode – das Layout ist nicht strikt vorgeschrieben; es sollte so gewählt werden, dass der Lesefluss nicht zu stark unterbrochen wird
Grundsätzlich sollten Warnhinweise in der Betriebsanleitung nur dort verwendet werden, wo die Gefahr direkt relevant ist. Von zu vielen Warnhinweisen (z.B. eine Auflistung von Warnhinweisen) wird abgeraten. Es gibt auch die Möglichkeit, den Benutzer direkt innerhalb der Beschreibung einer Prozedur vor Restrisiken zu warnen. In einem solchen Fall sollte ein abgespeckter Warnhinweis (embedded safety message) verwendet werden.
Abb.: Embedded safety message – Warnung ist an relevanter Stelle platziert und Lesefluss wird nicht unterbrochen
Für unmittelbare Gefahren am Produkt müssen Warnschilder verwendet werden. Diese können den Benutzer direkt und verlässlich vor Risiken warnen. Auch hier gilt, die Forderung nach Warnschildern sollte in der Risikobeurteilung ersichtlich sein. Technische Redakteur/-innen können allerdings ebenfalls ihre Erfahrung einbringen und Feedback geben, falls zu wenige oder zu viele Warnschilder gefordert werden. Überdies sollten auch Angaben in der Betriebsanleitung nicht fehlen. Installationsort und Aussehen der Warnschilder sollten aufgezeigt werden, damit der Benutzer regelmässige Inspektionen vornehmen kann und Warnschilder gegebenenfalls ersetzt werden können.
Abb.: Warnschild – Aufbau nach ANSI-Vorgaben führt zu wirkungsvoller Warnung
Die Informationen in der Risikobeurteilung sind natürlich nicht nur relevant für die Betriebsanleitung. Das 3-stufige Sicherheitskonzept (Inhärent sichere Konstruktion → Festlegung der notwendigen technischen und ergänzenden Schutzmassnahmen → Unterrichtung des Nutzers) legt klar fest, dass Gefahren zuerst konstruktiv und mit den Sicherheitseinrichtungen des Produkts verhindert werden sollen. Allerdings sind auch diese Informationen der Risikobeurteilung relevant für technische Redakteur/-innen und haben Einfluss auf die Betriebsanleitung. Die technischen Schutzmassnahmen des Produkts müssen für den Benutzer beschrieben werden. So soll der Bediener z.B. über die Sicherheitssignale (Signaltöne, Blinklichter) in Kenntnis gesetzt werden, damit die Rückmeldungen des Produkts berechenbar bleiben. Zudem müssen die Sicherheitseinrichtungen (z.B. Not-Halt-Tasten) beschrieben werden, damit Inspektionen durchgeführt werden können.
Die Informationen in der Risikobeurteilung sind natürlich nicht nur relevant für die Betriebsanleitung. Das 3-stufige Sicherheitskonzept (Inhärent sichere Konstruktion → Festlegung der notwendigen technischen und ergänzenden Schutzmassnahmen → Unterrichtung des Nutzers) legt klar fest, dass Gefahren zuerst konstruktiv und mit den Sicherheitseinrichtungen des Produkts verhindert werden sollen. Allerdings sind auch diese Informationen der Risikobeurteilung relevant für technische Redakteur/-innen und haben Einfluss auf die Betriebsanleitung. Die technischen Schutzmassnahmen des Produkts müssen für den Benutzer beschrieben werden. So soll der Bediener z.B. über die Sicherheitssignale (Signaltöne, Blinklichter) in Kenntnis gesetzt werden, damit die Rückmeldungen des Produkts berechenbar bleiben. Zudem müssen die Sicherheitseinrichtungen (z.B. Not-Halt-Tasten) beschrieben werden, damit Inspektionen durchgeführt werden können.
Kompetenzen einbringen
Auch weitere Inhalte der Risikobeurteilung sind relevant für die technische Redaktion und sollten in der Betriebsanleitung wiedergegeben werden. So haben auch die Grenzen des Produkts, die Zielgruppen und die Lebensphasen Schnittstellen zwischen Risikobeurteilung und Betriebsanleitung. All dies zeigt deutlich auf, dass technische Redakteur/-innen das wichtige Bindeglied zwischen interner Dokumentation und externer Wissensübermittlung sind und sich intensiv mit der gesamten Risikobeurteilung befassen müssen. Sie können sich nicht lediglich die relevanten Stellen herauspicken, sondern müssen sich vertieft mit den Informationen auseinandersetzen. Technische Redakteur/-innen sind somit auch am besten positioniert, um Mängel der Risikobeurteilung festzustellen und wichtiges Feedback zu geben.