Die Erstellung einer benutzerfreundlichen und CE-konformen Technischen Dokumentation stellt viele Produkthersteller vor grosse Herausforderungen. Die Einführung der neuen Maschinenverordnung bietet nun unter anderem die Gelegenheit, bestehende Abläufe zu überdenken und Neues zu wagen. Dafür lohnt es sich, den komplexen Prozess der Dokumentationserstellung genauer zu beleuchten und Optimierungspotenziale aufzuzeigen.

Betriebsanleitungen müssen zukünftig während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich sein. Um dies zu gewährleisten, wird es in vielen Firmen nötig sein, manche Prozesse zu adaptieren, neue Cloud-Plattformen zu etablieren oder bestehende Kundeninformationssysteme zu erweitern. Mit unserem standardisierten Service-Portal bieten wir hierfür eine einfache Lösung, die mit wenigen Handgriffen an Ihr Unternehmen angepasst werden kann.

Inhaltliche Neuerungen
Die neue Maschinenverordnung bringt aber natürlich auch zahlreiche inhaltliche Anpassungen mit sich. So wird es z. B. zwingend nötig, in der Risikobeurteilung auch digitale Bedrohungen wie Cyber Security-Risiken zu bewerten. Ausserdem wurde die Liste von Maschinen, die als besonders risikoreich gelten und daher strengeren Prüfverfahren unterliegen, überarbeitet und erweitert. Viel umfassender wurden auch die Inhalte für die Montageanleitung von unvollständigen Maschinen definiert – bis auf wenige Ausnahmen entsprechen die Inhalte sinngemäss den Anforderungen an vollständige Maschinen.

Redaktionsprozesse optimieren
Die Aktualisierung Ihrer Betriebsanleitungen gemäss der neuen Maschinenverordnung bietet unter anderem auch die Möglichkeit, die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Denn für die Doku-Erstellung sind Informationen aus verschiedensten Unternehmensbereichen nötig. 
Die Konstruktionsabteilung liefert Technische Daten, CAD-Modelle, Baugruppenzeichnungen und Stücklisten. Die Softwareabteilung stellt Roh-Informationen zur Steuerungsbeschreibung zur Verfügung. Die Marketingabteilung definiert die grafische Gestaltung und gibt Inputs zum firmeneigenen Wording. Aus der Elektroabteilung kommen Schematas und Angaben zu den Bedienpanels. Der Kundendienst definiert den Umfang der Ersatz- und Verschleissteile und in der Auftragsbestätigung der Verkaufsabteilung sind schlussendlich wichtige Informationen zum Lieferumfang und Übersetzungen zu finden. Um all diese Informationen zeitgerecht zu erhalten, bedarf es einer sorgfältigen Planung, Strukturierung und Organisation der Prozesse. Jede Abteilung muss wissen, bis wann welche Informationen in welcher Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Nur so ist es möglich, eine Betriebsanleitung pünktlich bis zur Auslieferung der Maschine fertigzustellen.